Dengan Exely Loyalty Program: Poin, tamu memperoleh poin setiap kali menginap. Poin tersebut dapat digunakan untuk membayar sebagian biaya menginap saat melakukan pemesanan online dengan pembayaran menggunakan kartu bank. Poin akan dikreditkan ke akun tamu dalam waktu 5 hari setelah check-out.
Cara menghubungkan Exely Loyalty Program: Poin
Untuk mulai menggunakan Exely Loyalty Program: Poin, kirim email kepada manajer Customer Support Anda atau tim Customer Support Exely dengan subjek "Hubungkan Exely Loyalty Program: Poin".
Jika Anda menggunakan Exely PMS, sebelum menghubungkan program loyalitas, pastikan bahwa:
fitur penggabungan profil secara otomatis berfungsi dengan baik;
tidak ada profil tamu yang duplikat. Jika terdapat profil duplikat, gabungkan profil tersebut agar seluruh perolehan tercatat pada satu profil.
Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel "Cara menggabungkan beberapa profil milik satu tamu”.
Cara mengaktifkan program loyalitas
Di ekstranet Exely, buka "Manajemen tamu" > "Program loyalitas". Kemudian klik "Hubungkan" pada Exely Loyalty Program: Poin.
Ikuti enam langkah berikut untuk menyelesaikan pengaturan.
1. Level keanggotaan
Pada pengaturan "Perhitungan poin dihitung berdasarkan level loyalitas", pilih metode perolehan poin:
Ya — jumlah poin yang diperoleh tamu bergantung pada tingkat program loyalitas. Semakin tinggi tingkatnya, semakin banyak poin yang akan diperoleh.
Tidak — poin dihitung menggunakan satu tarif tetap tanpa memperhitungkan tingkat program loyalitas.
Perhatian. Total nilai pemesanan, termasuk layanan tambahan, dapat diperhitungkan dalam pemberian poin. Opsi untuk memberikan poin atas layanan tambahan dapat diatur di Exely Loyalty Program: Poin. Buka "Manajemen tamu" > "Program loyalitas" > "Edit" > tab "Aturan perhitungan poin".
Pilih jenis perolehan:
Uang — poin diperoleh berdasarkan jumlah uang yang dibelanjakan tamu. Semakin besar pengeluarannya, semakin banyak poin yang diperoleh.
Malam — poin diperoleh berdasarkan jumlah malam menginap. Semakin banyak malam yang dihabiskan tamu di properti Anda, semakin banyak poin yang diperoleh.
Uang dan malam — tingkat program loyalitas tamu akan meningkat setelah mereka mencapai jumlah malam menginap atau jumlah pengeluaran yang ditentukan, mana yang tercapai lebih dahulu.
Perhatian. Setelah Exely Loyalty Program: Poin diaktifkan, metode perolehan poin dan jenis perolehan tidak dapat diubah.
Catatan. Jenis perolehan "Uang dan malam" sangat berguna untuk program loyalitas yang digunakan oleh grup properti. Dengan pengaturan ini, peningkatan tingkat program loyalitas dapat didasarkan pada jumlah malam menginap maupun jumlah pengeluaran. Hal ini memungkinkan properti dalam satu grup yang memiliki peringkat bintang dan rata-rata nilai transaksi berbeda tetap menggunakan program loyalitas yang sama.
Sebagai contoh, sebuah grup properti memiliki hotel bintang tiga dan hotel bintang lima yang melayani segmen tamu yang berbeda. Tamu hotel bintang tiga lebih sering menginap, tetapi mengeluarkan biaya yang lebih kecil (misalnya, 10 malam dengan total EUR 100). Sebaliknya, tamu hotel bintang lima lebih jarang menginap, tetapi mengeluarkan biaya yang lebih besar (misalnya, 3 malam dengan total EUR 1.500).
Dengan pengaturan ini, kedua kelompok tamu tersebut tetap dapat meningkatkan tingkat program loyalitas: tamu hotel bintang tiga berdasarkan 10 malam menginap, sedangkan tamu hotel bintang lima berdasarkan total pengeluaran EUR 1.500.
2. Aturan akumulasi
Pilih metode perhitungan poin: Persentase dari nilai pemesanan atau Poin per malam.
Perhatian. Setelah Exely Loyalty Program: Poin diaktifkan, metode perhitungan poin tidak dapat diubah. Namun, tingkat program loyalitas dan pengaturan pada langkah-langkah berikutnya dapat diubah kapan saja.
Jika perhitungan poin didasarkan pada tingkat program loyalitas (Anda memilih "Ya" pada langkah pertama), klik "Tambah level", lalu tentukan persentase dari nilai pemesanan atau jumlah poin per malam, serta jumlah pengeluaran atau jumlah malam menginap yang diperlukan untuk naik ke tingkat berikutnya. Pengecualian berlaku untuk Level dasar — pada tingkat ini Anda hanya dapat menentukan tarif akumulasi poin.
Jika perhitungan poin tidak didasarkan pada tingkat program loyalitas (Anda memilih "Tidak" pada langkah pertama), tentukan tarif akumulasi poin tetap.
Jika Anda memilih "Persentase harga pesanan" sebagai metode perhitungan poin, poin dapat diakumulasikan berdasarkan:
Hanya untuk akomodasi;
Untuk akomodasi dan layanan yang termasuk dalam paket tarif;
Untuk seluruh pemesanan, termasuk layanan berbayar.
Contoh. Total biaya booking adalah 980 EUR, persentase perhitungan poin adalah 10%, layanan tambahan yang termasuk dalam rate plan: sarapan (30 EUR) dan SPA (70 EUR), serta tamasya berbayar seharga 120 EUR, yang dibayar dengan 100 poin.
Hanya untuk akomodasi — poin dihitung dari nilai pemesanan tanpa memperhitungkan sarapan, SPA, tur, maupun jumlah yang dibayar menggunakan poin: 980 (total nilai pemesanan) − 100 (dibayar dengan poin) − 120 (tur) − (3 × 30) (sarapan yang termasuk dalam paket tarif) − 70 (SPA yang termasuk dalam paket tarif) = 600. Nilai tersebut kemudian dikalikan 10%, sehingga tamu memperoleh 60 poin.
Opsi ini berguna jika makanan disediakan oleh penyedia layanan lain. Dalam hal ini, poin hanya diakumulasikan berdasarkan biaya akomodasi tanpa memperhitungkan biaya makanan, sehingga perhitungan menjadi lebih akurat.
Untuk akomodasi dan layanan yang termasuk dalam paket tarif — sarapan dan SPA diperhitungkan, tetapi tur dan jumlah yang dibayar menggunakan poin tidak diperhitungkan: 980 (total nilai pemesanan) − 100 (dibayar dengan poin) − 120 (tur). Nilai yang diperoleh kemudian dikalikan 10%.
Untuk seluruh pemesanan, termasuk layanan berbayar — total nilai pemesanan dikurangi jumlah yang dibayar menggunakan poin akan diperhitungkan: 980 (total nilai pemesanan) − 100 (dibayar dengan poin). Nilai yang diperoleh kemudian dikalikan 10%.
3. Perhitungan poin tambahan
Poin Hadiah Ulang Tahun — poin akan diberikan jika tanggal lahir tamu telah diisi pada pengaturan kartu loyalitas. Tamu akan menerima pemberitahuan ketika poin ditambahkan.
Poin hadiah untuk pendaftaran — poin diberikan saat tamu mendaftar di Exely Booking Engine.
Hadiah poin sekali waktu dari Channel Manager — berlaku untuk tamu yang telah memiliki kartu loyalitas. Tamu akan menerima pemberitahuan melalui email segera setelah pemesanan dibuat melalui saluran penjualan. Masa berlaku poin tersebut dapat dibatasi.
4. Penukaran poin
Persentase maksimum pembayaran di awal yang dapat dibayar menggunakan poin adalah 99%.
Jika perhitungan poin didasarkan pada tingkat program loyalitas, pilih apakah nilai tukar poin akan sama untuk semua tingkat program loyalitas atau berbeda untuk setiap tingkat. Selanjutnya, tentukan persentase pembayaran di awal yang dapat dibayar menggunakan poin.
Jika tingkat baru ditambahkan pada pengaturan program loyalitas, tingkat tersebut akan otomatis ditambahkan ke tab "Penukaran poin". Secara default, persentase pembayaran di awal yang dapat dibayar menggunakan poin untuk tingkat tersebut akan sama dengan Level dasar, tetapi Anda dapat mengubahnya kapan saja.
Jika perhitungan poin tidak didasarkan pada tingkat program loyalitas, tentukan persentase pembayaran di awal yang dapat dibayar menggunakan poin.
Tamu hanya dapat menukarkan poin di Exely Booking Engine jika menggunakan salah satu metode pembayaran berikut:
Kartu bank,
Jaminan kartu bank,
Pada saat check-in,
Bayar di kantor.
Perhatian. Opsi pembayaran menggunakan poin tidak tersedia untuk metode pembayaran yang ditangguhkan maupun pembayaran melalui transfer bank untuk badan hukum atau perorangan.
Jumlah poin yang dipotong dihitung sebagai berikut:
Untuk metode pembayaran "Kartu bank", jumlah poin yang dipotong dihitung berdasarkan nilai pembayaran di awal.
Untuk "Jaminan kartu bank", "Pada saat check-in", dan "Bayar di kantor", jumlah poin yang dipotong dihitung berdasarkan total nilai pemesanan.
5. Pengaturan
Jika diperlukan, lakukan pengaturan tambahan berikut::
Penerbitan kartu otomatis ke tamu — tamu akan menerima kartu loyalitas secara otomatis setelah mendaftar di Exely Booking Engine.
Poin hadiah untuk pesanan dari Channel Manager — anggota program loyalitas akan memperoleh poin untuk pemesanan yang dibuat melalui saluran distribusi online. Pencarian pemesanan dilakukan berdasarkan nomor telepon yang tercantum pada pengaturan kartu loyalitas.
Masa berlaku poin — tentukan jangka waktu sebelum poin kedaluwarsa. Jika poin kedaluwarsa, tamu akan tetap berada pada tingkat program loyalitas saat ini.
Pengaturan pemberitahuan — staf properti dapat menerima pemberitahuan tentang penerbitan kartu loyalitas jika alamat email mereka telah ditentukan. Anda dapat menambahkan beberapa alamat email. Tamu dapat menerima pemberitahuan tentang penambahan dan kedaluwarsanya poin jika alamat email mereka tercantum pada data kartu loyalitas.
Deskripsi program loyalitas — masukkan tautan ke halaman yang berisi informasi tentang program loyalitas Anda. Tamu akan melihat tautan tersebut di akun tamu mereka di website Anda.
6. Status koneksi
Aktifkan program loyalitas.
Setelah pengaturan disimpan, status koneksi program loyalitas akan berubah menjadi "Diaktifkan".
Klik "Selesai" — Exely Loyalty Program: Poin telah berhasil diaktifkan di ekstranet Anda.
Fitur pembayaran menggunakan poin
Konfirmasi pemesanan
Jika pembayaran dilakukan menggunakan poin, pada baris "Pembayaran di awal diterima" akan ditampilkan jumlah pembayaran tanpa memperhitungkan poin yang digunakan. Pada konfirmasi pemesanan untuk tamu maupun properti, akan ditambahkan baris "Dibayar dengan poin" yang menampilkan jumlah poin yang digunakan.
Konfirmasi pemesanan untuk tamu:
Konfirmasi pemesanan untuk properti:
Jika pemesanan tidak dibayar menggunakan poin, baris "Dibayar dengan poin" tidak akan ditampilkan pada konfirmasi pemesanan untuk tamu maupun properti.
Laporan pemesanan
Di ekstranet Exely, buka "Laporan" > "Pemesanan" untuk melihat laporan. Pada kolom "Jumlah pembayaran di awal", pembayaran yang dilakukan menggunakan poin sudah termasuk dalam total pembayaran di awal.
Klik tombol "Lihat", lalu centang kotak "Sebagian pembayaran dibayarkan dengan poin". Dengan demikian, Anda dapat melihat berapa bagian dari pembayaran di awal yang dibayar menggunakan poin.
Pembatalan pemesanan
Jika terjadi pembatalan, poin tidak akan dikembalikan kepada tamu:
Untuk pembatalan tanpa biaya pembatalan, tamu akan menerima pengembalian dana sebesar pembayaran di awal, tidak termasuk poin yang digunakan. Pengembalian dana tersebut akan ditampilkan pada Laporan pemesanan dan di bagian "Rekonsiliasi reservasi".
Untuk pembatalan dengan biaya pembatalan, biaya pembatalan dihitung berdasarkan jumlah pembayaran di awal yang seharusnya dibayar (jumlah uang + poin), sesuai dengan kebijakan pembatalan. Pada jendela pengaturan biaya pembatalan di Laporan pemesanan dan bagian "Rekonsiliasi reservasi", properti menentukan jumlah biaya pembatalan berdasarkan nilai pembayaran di awal, tanpa memperhitungkan poin.
Pembatalan oleh tamu diproses dengan cara yang sama seperti pembatalan oleh properti. Jika pemesanan harus dikembalikan dananya, pengembalian dana hanya dilakukan untuk jumlah yang dibayarkan tanpa poin. Poin yang telah digunakan akan hangus dan tidak dikembalikan kepada tamu.
Tampilan Poin di Exely PMS Front Desk
Exely PMS tidak mendukung pembayaran dengan poin. Namun, jika tamu membayar pemesanan dengan poin melalui website, informasi ini akan ditampilkan dalam detail pemesanan di Front Desk.
Cara tamu melakukan penukaran poin
1. Saat tamu masuk ke akun program keanggotaan di Booking Engine, profil akan menampilkan jumlah poin yang telah dikumpulkan.
2. Tamu perlu memilih periode menginap dan mengisi informasi yang diperlukan. Di bagian "Pilih metode pembayaran", tamu akan melihat metode pembayaran yang tersedia serta banner yang menawarkan opsi untuk mendapatkan poin atau melakukan penukaran poin.
Secara default, banner menawarkan opsi untuk mendapatkan poin. Jika opsi "Penukaran poin" dipilih, pemberitahuan "Bayar dengan poin" akan muncul di atas tombol "Pesan" untuk metode pembayaran yang mendukung pembayaran dengan poin. Pemberitahuan tersebut mencantumkan jumlah poin yang akan digunakan.
Jumlah poin yang akan ditukarkan bergantung pada persentase yang ditentukan dalam pengaturan Exely Loyalty Program dan metode pembayaran yang dipilih:
Untuk metode pembayaran "Kartu bank", jumlah poin yang digunakan dihitung berdasarkan nilai pembayaran di awal.
Jika tamu memilih "Jaminan kartu bank", "Pada saat check-in", atau "Bayar di kantor" sebagai metode pembayaran, jumlah poin yang digunakan dihitung berdasarkan total nilai pemesanan.
Pembayaran menggunakan poin tidak tersedia untuk metode pembayaran berikut:
Pembayaran yang ditangguhkan. Kartu bank;
Transfer bank untuk perorangan;
Transfer bank untuk badan hukum.
Jumlah yang dibayar menggunakan poin akan ditampilkan pada konfirmasi pemesanan.
Skema harga tertutup untuk anggota program loyalitas
Di ekstranet Exely, Anda dapat membuat skema harga yang hanya tersedia bagi anggota program loyalitas. Untuk melakukannya, buka "Manajemen tamu" > "Program loyalitas" > tab "Pengaturan". Pada bagian "Harga komisi pribadi", centang kotak "Atur skema harga tertutup berdasarkan tingkat program loyalitas", lalu simpan perubahan.
Selanjutnya, buka "Manajemen kamar" > "Skema harga" untuk melanjutkan pengaturan. Petunjuk lengkap tentang cara mengatur skema harga tertutup untuk anggota program loyalitas tersedia pada artikel "Skema harga tertutup untuk anggota Exely Loyalty Program".
Perhatian. Pengaturan skema harga tertutup hanya tersedia jika poin diakumulasikan berdasarkan tingkat program loyalitas. Jika saat mengatur program loyalitas Anda memilih "Tidak", skema harga tertutup tidak dapat dibuat.
Cara melihat statistik
Di "Manajemen tamu" > "Program loyalitas" > "Statistik", Anda dapat melihat statistik program loyalitas untuk periode yang dipilih.
Jika program loyalitas telah diaktifkan lebih dari satu tahun yang lalu, secara default akan ditampilkan statistik untuk satu tahun terakhir. Namun, Anda dapat mengubah periodenya jika diperlukan.
Jika program loyalitas telah diaktifkan kurang dari satu tahun yang lalu, dasbor akan menampilkan data sejak program loyalitas diaktifkan hingga saat ini. Skala waktu pada grafik bergantung pada periode yang dipilih.
Jika periode yang dipilih lebih dari 3 bulan, semua grafik ditampilkan per bulan. Statistik untuk periode 1–3 bulan ditampilkan per minggu. Statistik untuk periode kurang dari 1 bulan ditampilkan per hari.
Jika program loyalitas dikonfigurasi untuk beberapa properti, dasbor dan seluruh statistik akan menampilkan data untuk semua properti dalam grup, bukan untuk satu properti tertentu.
Statistik mencakup informasi berikut:
Poin — jumlah total poin yang diberikan, digunakan, dan kedaluwarsa selama periode yang dipilih.
Pemesanan — jumlah total pemesanan yang dibuat melalui program loyalitas selama periode yang dipilih, serta jumlah pemesanan pertama dan pemesanan berulang.
Kartu keanggotaan — jumlah kartu loyalitas yang diterbitkan setiap bulan dan jumlah pemesanan yang dibuat menggunakan kartu tersebut.
Pembagian level kartu — menunjukkan untuk apa poin diberikan: untuk pendaftaran, pemesanan, ulang tahun, atau diberikan secara manual.
Properti dapat melacak konversi kartu loyalitas yang telah diterbitkan menjadi pemesanan pertama. Misalnya, jika kartu diterbitkan pada bulan Juni dan pemesanan pertama menggunakan kartu tersebut juga dibuat pada bulan Juni, hal ini akan tercermin dalam statistik. Namun, jika pemesanan dibuat pada bulan Juni, tetapi kartunya diterbitkan sebelumnya, data tersebut tidak akan ditampilkan pada grafik konversi kartu untuk pemesanan bulan Juni.
