Cara mengubah biaya tambahan untuk check-in lebih awal atau check-out terlambat
Apa yang terjadi pada biaya tambahan jika Anda mengubah tanggal menginap atau skema harga
Kapan Anda tidak dapat mengubah waktu check-in dan check-out
Cara mengubah waktu check-in atau check-out pada pemesanan grup
Jika tamu ingin datang lebih awal atau pergi lebih lambat, Anda dapat mengubah waktu check-in atau check-out pada pemesanan mereka di extranet Exely.
Anda juga dapat menyesuaikan biaya tambahan untuk check-in lebih awal atau check-out terlambat jika diperlukan. Misalnya, Anda dapat menawarkan check-in lebih awal kepada tamu tanpa biaya tambahan.
Anda dapat mengubah waktu check-in atau check-out jika:
Pemesanan dibuat melalui Booking Engine di situs web Anda.
Periode pengeditan pemesanan belum berakhir:
Pada tampilan rekonsiliasi pemesanan yang baru, Anda dapat mengedit pemesanan hingga periode rekonsiliasi berakhir.
Pada tampilan rekonsiliasi pemesanan yang lama, Anda dapat mengedit pemesanan hingga tanggal kedatangan tamu.
Exely PMS belum terhubung ke properti Anda.
Harap diperhatikan. Jika Anda menggunakan Exely PMS, ikuti petunjuk dalam artikel "Cara mengubah waktu check-in dan check-out pada pemesanan di Exely PMS".
Cara mengubah waktu check-in atau check-out
1. Di extranet Exely, buka "Reports" > "Bookings".
2. Temukan pemesanan yang diperlukan menggunakan filter, atau masukkan nomor pemesanan di kolom "Search" dan centang kotak "Check through all bookings".
3. Klik tombol "Edit pemesanan" di sebelah kanan, atau pilih "Aksi" > "Edit pemesanan".
4. Pada halaman detail pemesanan, di bagian "Jumlah yang dihitung", klik waktu check-in atau check-out.
5. Pada jendela yang terbuka, pilih waktu baru dari daftar.
Anda dapat memilih waktu check-in atau check-out apa pun, terlepas dari pembatasan yang dikonfigurasi dalam pengaturan skema harga. Exely Suite secara otomatis menghitung biaya tambahan berdasarkan aturan check-in lebih awal dan check-out terlambat yang diatur di "Pengaturan properti" > "Check-in awal / check-out terlambat".
Harap diperhatikan. Jika extranet Exely Anda dikonfigurasi untuk penjualan kamar harian, waktu check-out tidak boleh lebih awal dari waktu check-in.
6. Periksa jumlah biaya tambahan.
Exely Suite secara otomatis menghitung biaya tambahan berdasarkan aturan yang berlaku saat ini. Jika diperlukan, Anda dapat mengubah jumlahnya secara manual.
Contoh. Waktu check-in standar di properti Anda adalah pukul 14.00. Seorang tamu ingin datang pukul 10.00. Berdasarkan pengaturan Anda, biaya tambahan untuk check-in lebih awal tersebut adalah EUR 30. Saat Anda memilih pukul 10.00, Exely Suite secara otomatis menambahkan EUR 30 ke biaya pemesanan.
Jika Anda telah menyetujui untuk memberikan check-in lebih awal kepada tamu tanpa biaya tambahan, klik jumlah biaya tambahan dan masukkan 0.
7. Klik "Terapkan". Exely Suite akan memperbarui waktu check-in atau check-out dan menghitung ulang total biaya pemesanan.
8. Periksa detail di bagian "Jumlah yang dihitung", lalu klik "Simpan" di bagian atas atau bawah halaman.
9. Pada jendela "Pemberitahuan email", pilih apakah notifikasi perubahan pemesanan akan dikirim ke alamat email Anda dan alamat email tamu.
Harap diperhatikan. Jika metode pembayaran pada pemesanan adalah "Transfer bank untuk individu" atau "Transfer bank untuk badan hukum", pastikan untuk mengirimkan invoice yang telah diperbarui kepada tamu.
Anda dapat mengubah waktu check-in dan check-out beberapa kali selama periode pengeditan pemesanan masih tersedia.
Cara mengubah biaya tambahan untuk check-in lebih awal atau check-out terlambat
Secara default, Exely Suite menghitung biaya tambahan secara otomatis berdasarkan aturan check-in lebih awal dan check-out terlambat yang diatur di extranet dan ditautkan ke skema harga. Pembatasan waktu check-in dan check-out pada skema harga tidak diperhitungkan saat menghitung biaya tambahan.
Jika diperlukan, Anda dapat mengubah jumlah biaya tambahan secara manual. Misalnya, jika biaya tambahan berdasarkan aturan adalah EUR 60, tetapi Anda telah menyepakati diskon dengan tamu, Anda dapat memasukkan EUR 30.
Untuk mengubah jumlah biaya tambahan:
1. Di bagian "Jumlah yang dihitung", klik waktu check-in atau check-out.
2. Pada jendela yang terbuka, klik jumlah biaya tambahan dan masukkan nilai yang diperlukan.
3. Klik "Terapkan".
4. Klik "Simpan".
Harap diperhatikan. Ikon "i" akan muncul di sebelah jumlah yang Anda ubah secara manual. Artinya, biaya tersebut tidak lagi dihitung secara otomatis berdasarkan aturan properti.
Catatan. Meskipun Anda memasukkan jumlah yang sama persis dengan salah satu nilai dalam daftar secara manual, jumlah tersebut tetap dianggap sebagai jumlah yang diubah secara manual.
Cara mengaktifkan kembali penghitungan biaya tambahan secara otomatis
Jika Anda telah mengubah jumlah biaya tambahan secara manual, tetapi ingin mengaktifkan kembali penghitungan otomatis:
1. Klik waktu check-in atau check-out di bagian "Jumlah yang dihitung".
2. Pilih waktu yang diperlukan dari daftar.
3. Klik "Terapkan".
4. Simpan perubahan.
Exely Suite akan mengatur ulang jumlah yang dimasukkan secara manual dan menghitung ulang biaya tambahan berdasarkan aturan skema harga yang berlaku saat ini.
Cara mengembalikan waktu check-in atau check-out standar
Anda dapat mengembalikan waktu check-in atau check-out standar yang ditentukan dalam skema harga. Caranya:
1. Buka jendela pemilihan waktu di bagian "Jumlah yang dihitung".
2. Pilih waktu standar dari daftar.
3. Klik "Terapkan".
4. Simpan perubahan.
Biaya tambahan untuk check-in lebih awal atau check-out terlambat akan diatur menjadi 0.
Harap diperhatikan. Jika aturan check-in lebih awal atau check-out terlambat mengharuskan kamar dipesan tambahan untuk hari sebelumnya atau hari berikutnya, pemesanan tambahan tersebut akan dibatalkan setelah Anda menyimpan pemesanan.
Cara menghitung total biaya pemesanan
Setelah Anda mengubah waktu check-in atau check-out, Exely Suite akan menghitung ulang total biaya pemesanan.
Penghitungan mencakup:
Biaya akomodasi;
Layanan tambahan;
Biaya tambahan untuk check-in lebih awal;
Biaya tambahan untuk check-out terlambat;
Pajak dan biaya lainnya, jika dikonfigurasi.
Contoh penghitungan
Seorang tamu memesan kamar untuk dua malam dan meminta check-in lebih awal.
|
Item |
Harga |
|
Akomodasi untuk dua malam |
EUR 200 |
|
Layanan tambahan |
EUR 100 |
|
Check-in lebih awal |
EUR 30 |
|
Check-out terlambat |
EUR 0 |
|
Total |
EUR 330 |
Catatan. Jika pajak dan biaya lainnya dikonfigurasi di extranet, semuanya juga akan dimasukkan ke dalam total harga. Namun, biaya tambahan untuk check-in lebih awal dan check-out terlambat ditampilkan di bagian "Jumlah yang dihitung" tanpa pajak. Pajak atas biaya tambahan tersebut ditampilkan secara terpisah, bersama dengan pajak dan biaya akomodasi.
Apa yang terjadi pada biaya tambahan jika Anda mengubah tanggal menginap atau skema harga
Jika Anda mengubah tanggal menginap atau skema harga setelah mengubah waktu check-in atau check-out, waktu yang dipilih akan tetap sama.
Namun, jumlah biaya tambahan dapat berubah. Hal ini bergantung pada apakah biaya tersebut dihitung secara otomatis atau dimasukkan secara manual.
Jika biaya tambahan dihitung secara otomatis
Exely Suite akan menghitung ulang biaya tambahan berdasarkan aturan skema harga untuk tanggal menginap yang baru. Jika Anda mengubah skema harga, penghitungan akan menggunakan aturan skema harga yang baru.
Contoh. Seorang tamu memesan kamar dengan check-in lebih awal. Biaya tambahannya adalah EUR 20. Kemudian, Anda mengubah skema harga ke skema harga lain yang menetapkan biaya check-in lebih awal sebesar EUR 30.
Exely Suite akan menghitung ulang biaya tambahan tersebut, sehingga jumlah yang baru menjadi EUR 30.
Jika tidak ada aturan penghitungan biaya tambahan untuk tanggal menginap yang baru atau skema harga yang dipilih, biaya tambahan akan diatur menjadi 0. Waktu check-in atau check-out yang dipilih akan tetap sama.
Jika Anda mengubah jumlah biaya tambahan secara manual
Exely Suite akan mempertahankan jumlah yang dimasukkan secara manual meskipun Anda mengubah tanggal menginap atau skema harga.
Contoh. Anda menetapkan biaya tambahan check-in lebih awal sebesar EUR 10 secara manual. Kemudian, Anda memindahkan pemesanan ke tanggal lain, yang menurut aturan seharusnya dikenakan biaya tambahan sebesar EUR 30.
Exely Suite akan tetap menggunakan biaya tambahan sebesar EUR 10 karena jumlah tersebut dimasukkan secara manual.
Harap diperhatikan. Jika Anda mengubah tanggal menginap atau skema harga secara manual, biaya tambahan yang ditetapkan secara manual tidak akan dihitung ulang, meskipun harga atau aturan check-in lebih awal dan check-out terlambat yang berlaku untuk tanggal atau skema harga baru berbeda. Pembatasan pada skema harga tidak menghalangi Anda untuk memilih waktu check-in atau check-out saat mengedit pemesanan.
Sebelum menyimpan pemesanan, Exely Suite akan meminta Anda memeriksa hasil penghitungan. Pastikan harganya sudah benar dan konfirmasikan bahwa Anda ingin menyimpan perubahan.
Apa yang harus dilakukan jika tamu membayar lebih setelah total biaya berubah
Jika Anda mengurangi biaya pemesanan setelah tamu membayar uang muka, Exely Suite tidak akan secara otomatis menyesuaikan jumlah yang sudah diterima.
Contoh. Harga pemesanan awal adalah EUR 150, termasuk biaya tambahan check-in lebih awal sebesar EUR 30. Tamu telah membayar seluruh jumlah tersebut.
Kemudian, Anda membatalkan biaya tambahan check-in lebih awal. Harga pemesanan yang baru menjadi EUR 120, tetapi tamu telah membayar EUR 150.
Kelebihan pembayaran sebesar EUR 30 akan muncul di detail pemesanan. Artinya, properti memiliki kewajiban untuk mengembalikan EUR 30 kepada tamu.
Harap diperhatikan. Anda harus memproses pengembalian dana secara manual. Perubahan biaya pemesanan tidak akan secara otomatis mengembalikan kelebihan pembayaran kepada tamu.
Fitur perubahan waktu check-in dan check-out
Memilih waktu saat ada pembatasan
Anda dapat memilih waktu check-in atau check-out meskipun check-in atau check-out dibatasi untuk tanggal yang dipilih atau tidak ada aturan penghitungan biaya tambahan untuk waktu tersebut.
Dalam hal ini, Exely Suite akan mengatur biaya tambahan menjadi 0. Jika diperlukan, Anda dapat mengubah jumlahnya secara manual.
Pembatasan jumlah biaya tambahan
Jumlah biaya tambahan tidak boleh negatif.
Masukkan jumlah tanpa huruf, spasi, atau simbol mata uang. Bagian desimal dapat berisi maksimal dua digit setelah pemisah desimal, bergantung pada mata uang pemesanan.
Jika Anda memasukkan nilai yang tidak valid, kolom akan disorot. Anda hanya dapat menyimpan perubahan setelah memperbaiki kesalahan tersebut.
Check-in dan check-out pada hari yang sama
Jika tamu datang dan pergi pada hari yang sama, waktu check-out tidak boleh lebih awal dari waktu check-in, dan waktu check-in tidak boleh lebih lambat dari waktu check-out.
Riwayat perubahan
Semua perubahan pada biaya tambahan check-in lebih awal dan check-out terlambat akan disimpan dalam riwayat perubahan pemesanan.
Kapan Anda tidak dapat mengubah waktu check-in dan check-out
Anda tidak dapat mengubah waktu check-in dan check-out untuk pemesanan:
Dengan skema harga yang mencakup perawatan — pemesanan dibuat menggunakan skema harga khusus untuk menginap di resor kesehatan.
Dengan Room mix — tamu menginap di kamar yang berbeda secara bergantian dalam satu pemesanan.
Dengan Rate Mix — skema harga yang berbeda digunakan untuk hari-hari yang berbeda dalam satu pemesanan.
Dengan layanan per jam — pemesanan mencakup layanan per jam yang dikenakan biaya tambahan.
Dari saluran — pemesanan diterima dari OTA.
Cara mengubah waktu check-in atau check-out pada pemesanan grup
Jika pemesanan mencakup beberapa kamar, Anda dapat mengubah waktu check-in atau check-out secara terpisah untuk setiap kamar.
Caranya:
1. Buka pemesanan grup untuk diedit di "Pemesanan".
2. Di bagian "Jumlah yang dihitung" untuk kamar yang diperlukan, ubah waktu check-in atau check-out dan sesuaikan jumlah biaya tambahan jika diperlukan.
3. Periksa hasil penghitungan dan simpan pemesanan.
Perubahan pada satu kamar tidak memengaruhi kamar lain dalam grup.
Contoh. Tamu telah memesan tiga kamar. Tamu yang menginap di kamar pertama akan datang pukul 10.00, sedangkan tamu yang menginap di dua kamar lainnya akan datang pukul 14.00.
Anda dapat mengatur waktu check-in pukul 10.00 hanya untuk kamar pertama. Waktu check-in untuk kamar lainnya akan tetap sama.
Dalam konfirmasi pemesanan yang dikirimkan kepada tamu dan properti, waktu check-in dan check-out ditampilkan secara terpisah untuk setiap kamar.
