Что произойдет с доплатой, если изменить даты проживания или тариф
Как изменить время заезда или выезда в групповом бронировании
Если гость хочет приехать раньше или выехать позже, вы можете изменить время заезда или выезда в его бронировании в экстранете Exely.
При необходимости вы также можете изменить доплату за ранний заезд или поздний выезд, например предоставить гостю ранний заезд бесплатно.
Изменить время можно, если:
Бронирование создано через модуль бронирования на вашем сайте.
Срок редактирования бронирования еще не истек:
В новом виде сверки — до завершения периода сверки.
В старом виде сверки — до даты заезда гостя.
У вас не подключена шахматка Exely PMS.
Обратите внимание. Если вы работаете с Exely PMS, воспользуйтесь инструкцией «Как изменить время заезда и выезда в бронировании в Exely PMS».
Как изменить время заезда или выезда
1. В экстранете Exely перейдите в раздел «Отчеты» → «Отчет по броням».
2. Найдите нужное бронирование с помощью фильтров или введите номер бронирования в строку поиска и поставьте галочку «Искать по всем броням».
3. Нажмите справа кнопку «Редактировать бронь» или «Действие» → «Редактировать бронь».
4. На странице бронирования в блоке «Расчет» нажмите на время заезда или выезда.
5. В открывшемся окне выберите новое время из списка.
Вы можете выбрать любое время заезда или выезда независимо от ограничений, установленных в настройках тарифа. При этом Exely Suite автоматически рассчитывает доплату согласно правилам раннего заезда и позднего выезда, настроенным в разделе «Настройки гостиницы» → «Ранний заезд / Поздний выезд».
Обратите внимание. Если в вашем экстранете Exely используется дневное пребывание, время выезда не может быть раньше времени заезда.
6. Проверьте сумму доплаты.
Exely Suite автоматически рассчитает доплату по действующим правилам. При необходимости вы можете изменить сумму вручную.
Пример. Стандартное время заезда в гостинице — 14:00. Гость хочет приехать в 10:00. По вашим настройкам доплата за такой ранний заезд составляет 30 евро. После выбора времени 10:00 Exely Suite автоматически добавит 30 евро к стоимости бронирования.
Если вы договорились предоставить гостю ранний заезд бесплатно, нажмите на сумму доплаты и введите 0.
7. Нажмите «Применить». Exely Suite обновит время заезда или выезда и пересчитает итоговую стоимость бронирования.
8. Проверьте данные в блоке «Расчет» и нажмите «Сохранить» на верхней или нижней панели.
9. В окне «Отправка уведомлений на email» выберите, нужно ли отправлять уведомление об изменении бронирования на вашу электронную почту и почту гостя.
Обратите внимание. Если в бронировании выбран способ оплаты «Безналичный расчет для юр.лиц» или «Банковский перевод для физ.лиц», отправьте гостю новую квитанцию на оплату.
Вы можете менять время заезда и выезда несколько раз, пока редактирование бронирования доступно.
Как изменить доплату за ранний заезд или поздний выезд
По умолчанию Exely Suite рассчитывает доплату автоматически — по правилам раннего заезда и позднего выезда, настроенным в экстранете и привязанным к тарифу. При расчете доплаты ограничения на время заезда и выезда, установленные в тарифе, не учитываются.
При необходимости вы можете изменить сумму вручную. Например, если по правилам доплата составляет 60 евро, но вы договорились с гостем о скидке, можете указать 30 евро.
Чтобы изменить доплату:
1. В блоке «Расчет» нажмите на время заезда или выезда.
2. В открывшемся окне нажмите на сумму доплаты и введите нужное значение.
3. Нажмите «Применить».
4. Нажмите «Сохранить».
Обратите внимание. Рядом с суммой, которую вы изменили вручную, появится значок «i». Он означает, что доплата больше не рассчитывается автоматически по правилам гостиницы.
Примечание. Даже если вы вручную указали ту же сумму, которая есть в списке, она будет считаться измененной вручную.
Как вернуть автоматический расчет доплаты
Если вы изменили сумму вручную, но хотите снова использовать автоматический расчет:
1. Нажмите на время заезда или выезда в блоке «Расчет».
2. Выберите нужное время из списка.
3. Нажмите «Применить».
4. Сохраните изменения.
Exely Suite сбросит сумму, введенную вручную, и рассчитает доплату по действующим правилам тарифа.
Как вернуть стандартное время заезда или выезда
Вы можете вернуть стандартное время заезда или выезда по тарифу. Для этого:
1. Откройте окно выбора времени в блоке «Расчет».
2. Выберите стандартное время из списка.
3. Нажмите «Применить».
4. Сохраните изменения.
Доплата за ранний заезд или поздний выезд станет равна 0.
Обратите внимание. Если по правилам раннего заезда или позднего выезда номер дополнительно резервировался на предыдущий или следующий день, после сохранения бронирования это дополнительное резервирование будет отменено.
Как рассчитывается итоговая стоимость бронирования
После изменения времени заезда или выезда Exely Suite пересчитывает общую стоимость бронирования.
В расчет входят:
стоимость проживания;
стоимость дополнительных услуг;
доплата за ранний заезд;
доплата за поздний выезд;
налоги и сборы, если они настроены.
Пример расчета
Гость забронировал номер на две ночи и попросил ранний заезд.
Позиция |
Стоимость |
Проживание за две ночи |
200 евро |
Дополнительные услуги |
100 евро |
Ранний заезд |
30 евро |
Поздний выезд |
0 евро |
Итого |
330 евро |
Примечание. Если в экстранете настроены налоги и сборы, они также учитываются в итоговой стоимости. При этом доплата за ранний заезд и поздний выезд отображается в блоке «Расчет» без налогов. Налоги на эти доплаты показываются отдельно — вместе с налогами и сборами за проживание.
Что произойдет с доплатой, если изменить даты проживания или тариф
Если после изменения времени заезда или выезда вы измените даты проживания или тариф, выбранное время сохранится.
Однако сумма доплаты может измениться. Это зависит от того, была ли она рассчитана автоматически или введена вручную.
Если доплата была рассчитана автоматически
Exely Suite пересчитает ее по правилам тарифа для новых дат проживания. Если вы изменили тариф, для расчета будут использоваться правила нового тарифа.
Пример. Гость забронировал номер с ранним заездом. Доплата составляла 20 евро. Затем вы изменили тариф на другой, по которому ранний заезд стоит 30 евро.
Exely Suite пересчитает доплату — она составит 30 евро.
Если для новых дат проживания или выбранного тарифа не настроено правило расчета доплаты, ее сумма станет равна 0. При этом выбранное время заезда или выезда сохранится.
Если вы изменили доплату вручную
Exely Suite сохранит введенную сумму, даже если вы измените даты проживания или тариф.
Пример. Вы установили доплату за ранний заезд 10 евро вручную. Затем перенесли бронирование на другие даты, для которых по правилам доплата составляет 30 евро.
Exely Suite сохранит доплату 10 евро, потому что вы указали ее вручную.
Обратите внимание. При изменении дат проживания или тарифа вручную установленная доплата не пересчитывается, даже если для новых дат или тарифа действуют другие цены или правила раннего заезда и позднего выезда. Ограничения и запреты в тарифе не препятствуют выбору времени заезда или выезда при редактировании бронирования.
Перед сохранением бронирования Exely Suite предложит проверить расчет. Убедитесь, что стоимость указана верно, и подтвердите сохранение.
Что делать, если после изменения стоимости возникла переплата
Если вы уменьшили стоимость бронирования, а гость уже внес предоплату, Exely Suite не изменит сумму полученной предоплаты автоматически.
Пример. Стоимость бронирования составляла 150 евро, включая доплату за ранний заезд 30 евро. Гость полностью оплатил бронирование.
Затем вы отменили доплату за ранний заезд. Новая стоимость бронирования — 120 евро, а гость уже оплатил 150 евро.
В блоке взаиморасчетов — разделе с информацией о начислениях и оплатах — появится переплата 30 евро. Это означает, что гостиница должна вернуть гостю 30 евро.
Обратите внимание. Возврат денег нужно оформить вручную. Изменение стоимости бронирования само по себе не возвращает гостю переплату.
Особенности изменения времени заезда и выезда
Выбор времени при действующих запретах
Вы можете выбрать время заезда или выезда, даже если на выбранную дату действует запрет заезда или выезда либо для этого времени не настроено правило расчета доплаты.
В таком случае Exely Suite установит доплату 0. При необходимости вы можете изменить сумму вручную.
Ограничения на сумму доплаты
Доплата не может быть отрицательной.
Указывайте сумму без букв, пробелов и обозначения валюты. Дробная часть может содержать не более двух знаков после запятой — с учетом валюты бронирования.
Если вы введете недопустимое значение, поле будет подсвечено. Сохранить изменения можно будет только после исправления ошибки.
Заезд и выезд в один день
Если гость заезжает и выезжает в один день, время выезда не может быть раньше времени заезда, а время заезда — позже времени выезда.
История изменений
Все изменения доплаты за ранний заезд и поздний выезд сохраняются в «Истории изменений» бронирования.
Когда нельзя изменить время заезда и выезда
Изменение изменения времени заезда и выезда недоступно для бронирований:
По санаторному тарифу — бронирование оформлено по специальному тарифу для санаторного проживания.
С переездом между номерами (Room mix) — в рамках одного бронирования гость проживает последовательно в разных номерах.
С разными тарифами по дням (Rate mix) — для разных дней одного бронирования используются разные тарифы.
С почасовыми услугами — в бронировании есть почасовые услуги за дополнительную плату.
Из каналов продаж — бронирования поступили с внешней площадки.
Как изменить время заезда или выезда в групповом бронировании
Если в одном бронировании несколько номеров, вы можете изменить время заезда или выезда отдельно для каждого номера.
Для этого:
1. Откройте групповое бронирование для редактирования в «Отчете по броням».
2. В блоке «Расчет» нужного номера измените время заезда или выезда и при необходимости доплату.
3. Проверьте расчет и сохраните бронирование.
Изменения в одном номере не влияют на остальные номера группы.
Пример. Гости забронировали три номера. Гости из первого номера приедут в 10:00, а из двух остальных — в 14:00.
Вы можете установить ранний заезд в 10:00 только для первого номера. Для остальных номеров время заезда останется прежним.
В подтверждении бронирования для гостя и гостиницы время заезда и выезда отображается отдельно для каждого номера. В общем блоке дат проживания время не указывается.
