Раздел «Календарь» в экстранете Exely помогает вести учет почасовых услуг, которые средство размещения предлагает гостям: бронирования спа, конференц-залов, аренда оборудования или записи к специалистам.
Календарь показывает занятость персонала, помещений и инвентаря на временной шкале, что позволяет контролировать загрузку и избегать перебронирований.
Заказы на почасовые услуги, которые забронировали гости на сайте или создали сотрудники средства размещения в экстранете Exely, сохраняются в разделе «Услуги» → «Календарь».
Календарь работает в двух режимах:
«Часы»;
«Дни» — выбран по умолчанию.
В календаре по вертикали расположены ресурсы (места, сотрудники, оборудование), по горизонтали — временная шкала. В ячейках календаря находятся карточки заказов. Каждая карточка — забронированная гостем услуга.
Фильтры и переключение режимов
При работе с календарем вам доступны следующие фильтры:
Места / Сотрудники / Оборудование / Общий вид — переключайтесь между вкладками, чтобы видеть в календаре только нужный тип ресурса.
Фильтр по ресурсу (места, сотрудники, оборудование) — показывает заказы только с выбранным ресурсом.
Специализации — отображает заказы с услугами, которые оказывают сотрудники с выбранной специализацией.
Услуги — показывает заказы только с выбранными услугами.
Статусы ресурса — отображает только активные или неактивные ресурсы.
Часы / Дни — переключайте масштаб календаря: почасовой вид или обзор на несколько дней.
Карточка заказа
Нажмите на любую ячейку с забронированной услугой в календаре, чтобы открыть карточку заказа.
Карточка заказа содержит:
название услуги,
дату и время оказания,
стоимость услуги,
ресурсы услуги (место, оборудование, сотрудник),
заказчика — имя гостя (ФИО),
номер бронирования,
номер заказа,
дату создания заказа,
источник заказа,
статус заказа,
итоговую стоимость (всего).
Примечание:
Если гость забронировал несколько почасовых услуг вместе с проживанием, они будут отображаться в карточке заказа.
Если в ресурсе на одно время создано несколько бронирований, будут отображаться только первые два и кнопка «+ N заказов».
Если нажать на номер бронирования, можно перейти из карточки услуги
к бронированию в разделе «Отчеты по броням», если у вас не подключено решение Exely PMS;
в карточку бронирования в шахматке, если вы используете Exely PMS.
Как закрыть и открыть ресурс в календаре
Закрытие и открытие ресурсов в календаре позволяет быстро адаптировать продажи к форс-мажорным ситуациям, например болезни сотрудника, техническим работам или ремонту.
Если закрыть ресурс на несколько часов или дней, все связанные с ним услуги сразу станут недоступны для бронирования. Это помогает избежать ошибочных бронирований, сокращает время на ручную отмену заказов и сохраняет лояльность гостей.
Чтобы закрыть ресурс:
1. В карточке ресурса нажмите на иконку «Закрыть доступность».
2. В открывшемся окне выберите период и время, когда ресурс будет недоступен для бронирования.
Примечание. Закрытие ресурса на прошедший период недоступно. При изменении времени по умолчанию предлагается закрыть ближайший час. Дату и время можно изменить только на будущий период.
3. Нажмите кнопку «Закрыть доступность».
После этого ресурс станет недоступен для бронирования, а соответствующие ячейки в календаре будут заштрихованы.
Примечание. Перед закрытием ресурса проверьте связанные с ним заказы. Если на выбранный период есть активные заказы, они отобразятся в окне закрытия ресурса. При этом закрытие не блокируется. При необходимости перенесите заказ или измените ресурс вручную в карте бронирования в Exely PMS.
Закрытые ресурсы, по которым есть активные заказы, в календаре подсвечиваются красным цветом.
Чтобы открыть ресурс:
1. Нажмите на заштрихованную ячейку в календаре.
2. В открывшемся окне проверьте период открытия ресурса.
Если календарь отображается в режиме «Дни»:
в поле «С»:
если выбрана текущая дата, по умолчанию подставляется начало текущего часа;
если выбрана будущая дата — 00:00;
в поле «До» автоматически добавляются дата и время окончания периода закрытия.
Если календарь отображается в режиме «Часы»:
в поле «С» автоматически добавляются дата и время выбранной ячейки календаря, из которой открыто окно;
в поле «До» автоматически добавляются дата и время окончания периода закрытия.
Примечание. Открытие ресурса на прошедший период недоступно. Дату и время можно изменить только на будущий период.
3. При необходимости измените дату и время и нажмите «Открыть доступность».
После этого ресурс снова станет доступен для бронирования.
Если ресурс деактивирован, ячейки в календаре окрашиваются в серый цвет.
Примечание. Деактивированный ресурс нельзя закрыть.
Подробнее о том, как деактивировать ресурс, читайте в статье «Как создать ресурс для почасовой услуги».
Обозначения в календаре
Чтобы посмотреть все обозначения в календаре, нажмите значок с флажком.
Справа откроется окно с описанием ячеек и записей в календаре.
Особенности
1. В календаре доступен только просмотр почасовых услуг. Редактирование и удаление услуги недоступно.
2. Недоступно редактирование бронирования с проживанием и почасовыми услугами в разделе «Отчеты по броням».
