В шахматке Exely PMS есть возможность каждый день поддерживать актуальную информацию о состоянии номеров с помощью расширения «Обслуживание номеров». Расширение доступно в двух версиях — базовой и полной. В этой статье рассмотрим, как работает базовая версия расширения «Обслуживание номеров».

Как выглядит базовая версия расширения «Обслуживание номеров»

Расширение «Обслуживание номеров» находится в разделе «Управление отелем» → «Обслуживание номеров».

Расширение показывает основную информацию о номерах: номер комнаты, название категории, статус уборки и т. д. Порядок отображения данных можно настроить с помощью фильтров: состояние номера, корпус, этаж, категория, статус занятости.

Например, чтобы найти все номера, которые нуждаются в уборке, выберите статус уборки «Грязно». Полученную таблицу сохраните на устройстве с помощью кнопки «Экспорт в XLSX» — ее можно распечатать и использовать для составления плана уборки.

Помимо информации о номерах, в расширении можно увидеть текущую статистику занятости номеров и их состоянии.

Статус номера на шахматке

После выселения гостя, статус номера автоматически меняется на «Грязно».

В разделе «Обслуживание номеров» статус тоже изменится на «Грязно».

Если номер убран, отметьте это на шахматке или в разделе «Обслуживание номеров». Так как статусы синхронизируются, информация будет одинакова в двух разделах.

На шахматке нажмите на статус «Грязно» → в открывшемся окне выберите статус «Убрано» или «Проверено» и нажмите «Применить». Статус «Грязно» будет заменен на «Убрано». В разделе «Обслуживание номеров» статус также будет изменен на «Убрано» или «Проверено».

Или в разделе «Обслуживание номеров» напротив нужного номера нажмите «Действие» и выберите статус «Убрано» или «Проверено». Статус будет изменен на «Убрано» или «Проверено», на шахматке статус «Грязно» также будет заменен.

Как назначить уборку

В базовой версии расширения «Обслуживание номеров» есть три стандартных статуса обслуживания: «Требует уборки», «Убран», «Проверен». При выселении гостя номер автоматически становится грязным. В остальных случаях статусы уборки необходимо устанавливать вручную — например, если понадобилась смена белья или полотенец и т. д.

Чтобы назначить уборку, перейдите в раздел «Управление отелем» → «Обслуживание номеров». Найдите нужный номер и нажмите «Действие» → «Требует уборки».

Если номер убран, отметьте это в разделе «Обслуживание номеров» или измените статус уборки на шахматке.

Как назначить ремонт

Если в номере проводится ремонт и необходимо закрыть его на некоторое время для продажи, воспользуйтесь статусом «Ремонт».

1. Перейдите в раздел «Управление отелем» → «Обслуживание номеров». Найдите нужный номер и нажмите «Действие» → «Ремонт».

2. На открывшейся странице нажмите «Добавить еще период ремонта».

3. Заполните описание ремонта и в поле «Недоступен» выберите период, когда номер будет недоступен для заселения. Вы можете задать несколько периодов. Нажмите «Сохранить».

Ремонт отобразится на шахматке. Если нажать на блок с ремонтом на шахматке, откроется окно с подробной информацией.

Ремонт уменьшает количество доступных номеров на шахматке. Например, если ремонт установлен с 11 по 13 мая, доступность с 11 по 12 мая включительно уменьшится.

На количество дней, на которые будет уменьшена доступность номеров, влияет время начала и окончания ремонта.

Более подробно о том, как работать со статусом «Ремонт», рассказали в статье «Как закрыть номер на ремонт в базовой версии расширения «Обслуживание номеров»».

План обслуживания

В базовой версии расширения план обслуживания экспортируется в формате XLSX и выглядит как список номеров со статусами обслуживания. План формируется на текущую дату.

Предварительно можно отфильтровать номера по статусу уборки — например, выгрузить только грязные номера. Или найти и выгрузить все грязные номера в определенном корпусе/на этаже и т. д. — например, если это важно для разделения зон ответственности горничных.

Если номера нуждаются в ремонте, их легко найти и выгрузить в удобную таблицу с помощью состояния номера «Ремонт» — в таблице будут собраны все номера с ремонтом на текущий день.

Как заселять бронирования только в убранные номера

Чтобы быть уверенными, что вы заселяете гостей в чистый номер, настройте специальное ограничение. Для этого перейдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → в блоке «Обслуживание номеров» отметьте пункт «Разрешать заселение в номера только со статусом "Убрано" и "Проверено"». Сохраните изменения.

Теперь заселение бронирования возможно только в чистый номер. Программа предупредит о том, что для заселения нужно выбрать другой номер самостоятельно или произойдет автоматическое переселение в чистый номер.

Расширение «Обслуживание номеров» и мобильное приложение Exely Hotelier

В мобильном приложении Exely Hotelier доступна только полная версия расширения «Обслуживание номеров», где отображаются номера, назначенные к уборке, и можно менять статусы обслуживания.

При базовой версии расширения шахматка покажет номера с ремонтом. Для управления обслуживанием номеров перейдите в веб-версию программы.

Вы можете настроить отображение статусов обслуживания в мобильном приложении. Для этого перейдите в раздел «Настройки» → «Отображение шахматки» и отметьте пункт «Показывать состояние номера».

Примечание. Если в номерном фонде настроены типы кроватей в номере, отметьте «Показывать тип кровати» — рядом с номером комнаты появится иконка одной большой кровати или двух отдельных.

Дополнительная информация

Мы рассмотрели базовую версию расширения «Обслуживание номеров». О возможностях полной версии расширения можно узнать подробнее в статьях «Полная версия расширения “Обслуживание номеров”» и «Отличия базовой и полной версии расширения “Обслуживание номеров”».