Эта инструкция подойдет вам, если гость внес предоплату за бронирование в Exely PMS, но отменяет ее по независящим от него причинам. Вы можете использовать депозит на счете гостя для оплаты его будущих бронирований.
Исключение составляют бронирования, оплаченные банковской картой в модуле бронирования Exely Booking Engine. Сумма предоплаты на депозит гостя в этом случае не переносится.
Как добавить депозит на счет гостя
1. В экстранете Exely перейдите в раздел «Управление отелем» → «Шахматка броней» и нажмите бронирование, которое нужно отменить.
2. В краткой карточке бронирования нажмите кнопку «Редактировать».
3. Перейдите на вкладку «Счета и платежи».
4. Нажмите кнопку «Действие» для счета, по которому нужно провести возврат и выберите «Оформить возврат».
5. В окне возврата выберите опцию «В зачет депозите» в качестве направления возврата, укажите сумму и комментарий. Нажмите «Применить».
6. Нажмите кнопку «Сохранить» вверху страницы.
Баланс по бронированию станет равным 0. Депозит остается на счету гостя.
После вы можете отменить бронирование.
Как посмотреть, есть ли у гостя депозит
Чтобы проверить, есть ли у гостя депозит, перейдите в разделе «Управление отелем» → «Профили гостей» и выберите фильтр «Депозит».
Будут загружены профили гостей с депозитом. Сумму депозита вы можете увидеть в столбце «Депозит».
Если вы не видите столбец «Депозит», добавьте его в таблицу — нажмите кнопку «Вид» над списком профилей, выберите опцию «Депозит» и сохраните.
Как создать новое бронирование с учетом депозита
Когда гость сообщит новые даты поездки, вы можете создать новое бронирование с учетом депозита. Воспользуйтесь инструкцией «Как создать бронирование в Exely PMS» и учтите следующие моменты при создании:
1. Введите в поле «Фамилия» первые четыре буквы фамилии гостя, и платформа Exely предложит подходящие профили гостей.
2. Выберите профиль гостя, на счету которого есть депозит.
3. Сохраните новое бронирование.
Депозит будет автоматически добавлен в новое бронирование. Вы сможете оформить платеж с использованием депозита.
Для этого в карточке бронирования на вкладке «Счета и платежи» нажмите кнопку «Действие» для счета и выберите «Оформить платеж».
В окне оплаты выберите «Депозит» в качестве способа оплаты и укажите сумму, которую нужно оплатить из депозита и комментарий. Нажмите «Применить».
Подробнее о работе с депозитами: «Что такое депозит».
