Депозит — это денежная сумма, которую гость передает отельеру наличными во время заезда. Взамен гость получает квитанцию. Деньги из депозита расходуются на оплату услуг или штрафов во время проживания в гостинице. А неизрасходованная сумма возвращается гостю при выезде. Посмотрим, как работать с депозитом.
Внести депозит
Депозит можно внести в карте бронирования:
1. В экстранете Exely перейдите в раздел «Управление отелем» → «Шахматка броней» и нажмите нужное бронирование.
2. В краткой карточке бронирования нажмите кнопку «Редактировать».
3. В открывшейся карте бронирования на вкладке «Детали» перейдите к блоку «Расчеты». Нажмите «Внести».
Выберите плательщика из списка гостей в бронировании, введите вносимую сумму депозита и комментарий. Нажмите «Применить». Затем нажмите кнопку «Сохранить» вверху страницы, чтобы сохранить изменения.
На вкладке «Счета и платежи» появится блок «Депозит».
У номера может быть только один депозит. Если нужно пополнить его, нажмите кнопку «Внести депозит». В открывшемся окне добавьте новую сумму и нажмите «Применить». Сохраните изменения.
Распечатать квитанцию
После внесения депозита гостю выдается квитанция. Для этого нажмите кнопку «Квитанция на депозит».
В открывшемся окне распечатайте квитанцию или экспортируйте в Word, если ее нужно предварительно отредактировать.
Оплатить суммой из депозита
Деньги из депозита можно использовать для оплаты счета. Для этого в карточке бронирования на вкладке «Счета и платежи» нажмите кнопку «Действие» для счета и выберите «Оформить платеж».
В окне оплаты выберите «Депозит» в качестве способа оплаты и укажите сумму, которую нужно оплатить из депозита и комментарий. Нажмите «Применить».
Взять штраф
Если гость нарушил правила проживания в гостинице и его приходится штрафовать, то используйте депозит. Для этого на вкладке «Счета и платежи» нажмите на кнопку «Взять штраф».
Укажите сумму штрафа, комментарий и нажмите на кнопку «Применить», на верхней панели кнопку «Сохранить».
Информация о штрафах есть в отчетах «Сводная статистика», «Финансовый отчет» и «Отчет менеджера».
Вернуть депозит
Если на момент выезда гостя депозит израсходован не полностью, то деньги нужно вернуть. Для этого на вкладке «Счета и платежи» нажмите на кнопку «Вернуть депозит».
Укажите сумму к возврату и комментарий. Нажмите на кнопку «Применить», на верхней панели кнопку «Сохранить».
Направить возврат в зачет депозита
Бывает, что гости вносят полную предоплату за проживание, но выезжают раньше срока. Тогда приходится делать возврат. Часто гости пользуются платными услугами в гостинице. Тогда дополнительная плата за услуги взимается с них при выезде.
Чтобы не оформлять возврат за проживание, направьте сумму предоплаты в зачет депозита. И затем сумму, оказавшуюся на депозите используйте для оплаты дополнительных услуг.
Для этого в карточке бронирования на вкладке «Счета и платежи» нажмите кнопку «Действие» для счета, по которому нужно провести возврат и выберите «Оформить возврат».
В окне возврата выберите опцию «В зачет депозите» и укажите сумму и комментарий. Нажмите «Применить».
Обратите внимание: Такая схема будет работать, только когда вы используете депозит для оплаты, а не возвращаете его гостю. Иначе могут возникнуть сложности с отчетными документами.
