Шаг 1. Настройте условия рассылки
Шаг 2. Укажите отправителя и тему
Шаг 3. Настройте содержание опроса
Шаг 5. Настройте получение отчетов с оценками гостей
Шаг 6. Сохраните и активируйте рассылку
Настройте языковые версии рассылки
Feedback-письмо — это письмо с формой обратной связи, которое отправляется гостю после выезда и помогает собирать отзывы о проживании.
В экстранете Exely в разделе «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» нажмите кнопку «Создать email-рассылку», выберите «Feedback-письмо». Откроется вкладка «Условия рассылки». Подробнее о том, как создать рассылку, читайте в статье «Как создать рассылку в Exely Guest Relations».
Далее выполните следующие шаги:
Шаг 1. Настройте условия рассылки
1. На вкладке «Условия рассылки» укажите название рассылки для сотрудников. Его видят только пользователи экстранета Exely. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.
Тип рассылки добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.
2. Установите параметры отправки: время и регион получаталей. Учитываются регионы, которые указаны в профилях гостей в Exely PMS или АСУ.
3. Выберите параметры бронирования, в зависимости от которых будут отправляться письма:
Тип бронирования — первое или повторное. Учитываются только успешные, то есть не отмененные бронирования.
Источник бронирования — откуда пришло бронирование: модуль бронирования Exely, каналы продаж, Exely PMS или АСУ.
Длительность проживания — сколько ночей указаны в бронировании: одна ночь или две и более ночи.
Наличие детей в бронировании — есть дети или нет детей в бронировании.
Способ оплаты — способы оплаты, доступные гостям при бронировании.
Категория номера — категории номеров, доступные гостям при бронировании.
4. Укажите параметры гостя: наличие личного кабинета и карты лояльности. Настройки доступны средствам размещения только при активной программе лояльности и личном кабинете гостя.
Шаг 2. Укажите отправителя и тему
1. На вкладке «Отправитель и тема» укажите отправителя, например, название отеля или службы. Используйте автоподстановки.
2. Заполните тему письма. Используйте автоподстановки.
3. Добавьте скрытую копию для сотрудников, если необходимо.
4. Проверьте или измените электронную почту для ответа гостей.
Шаг 3. Настройте содержание опроса
На вкладке «Заголовок и комментарий»:
1. В блоке «Заголовок в теле письма» в поле «Заголовок» укажите мотивирующий текст, чтобы гость оставил оценку.
2. В блоке «Комментарий к оценке» при необходимости измените текст.
3. При оценке гостя от 1 до 3 звезд — настройте уточняющий вопрос.
4. При оценке гостя от 4 до 5 звезд — выберите сценарий работы с отзывом:
отправить отзыв напрямую в средство размещения без публикации;
опубликовать отзыв на сайте вашего средства размещения или сторонних сайтах.
5. Добавьте ссылки на сайты, если выбран вариант с публикацией. Ссылки отображаются только для гостей, которые поставили оценку 4–5.
Шаг 4. Оформите письмо
На вкладке «Вид письма» выполните настройки следующих блоков:
Стили
1. Выберите цвет фона. Для точного попадания в цвет вашего бренда используйте HEX-коды (шестнадцатеричный код цвета).
2. Выберите шрифт.
Содержание
1. Заполните основные поля:
заголовок,
текст письма,
дополнительный текст.
При необходимости, используйте автоподстановки, чтобы данные из бронирования автоматически выгружались в письмо.
2. Настройте кнопку перехода к опросу — укажите текст кнопки и выберите ее цвет в «Стилях кнопки».
Обратите внимание:
Логотип и реквизиты подставляются автоматически из настроек гостиницы и не редактируются.
Поля «Контактные данные» и «Кнопка» не отключаются.
Некоторые поля можно отключить с помощью переключателя.
Тестовое письмо
1. Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».
2. Укажите электронную почту и нажмите кнопку «Получить».
HTML-режим
Если стандартных настроек письма недостаточно, можно воспользоваться HTML-режимом (HTML — язык гипертекстовой разметки, далее — HTML). В этом режиме шаблон отображается в виде кода, который можно редактировать для создания уникального стиля письма.
Подробнее о работе в HTML-режиме смотрите в статьях
Обратите внимание. Внесение изменений в HTML-режиме — необратимое действие. Если вы измените код и сохраните его, вернуться к блочному конструктору в этой рассылке будет невозможно.
Шаг 5. Настройте получение отчетов с оценками гостей
На вкладке «Сбор оценок» настройте автоматическую отчетность:
1. Включите отправку отчета — установите галочку «Дополнительно отправлять отчет на email».
2. Укажите получателей — введите email-адреса сотрудников.
3. Выберите периодичность:
сразу после ответа гостя, отдельным письмом;
одним письмом с ответами всех гостей: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Можно настроить несколько правил одновременно.
Отчеты отправляются в первый час на следующий день после завершения отчетного периода по местному времени средства размещения:
день — в 00:00-01:00 дня, следующего за отчетным;
неделя — в 00:00-01:00 в понедельник недели, следующей за отчетной;
месяц — в 00:00-01:00 первого числа месяца, следующего за отчетным.
Отчет с ответами можно скачать в списке рассылок в любое время. Для этого перейдите в раздел «Рассылки», нажмите кнопку «Действие» → «Отчет по опросу».
Шаг 6. Сохраните и активируйте рассылку
Сохраните внесенные изменения и активируйте рассылку.
Настройте языковые версии рассылки
Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в Exely Guest Relations».
Как отправляются письма
Письма в Exely Guest Relations отправляются гостю на электронную почту, указанную в профиле, в заданное время после выезда. При работе с Exely PMS используется фактическое время выезда. В остальных случаях — планируемая дата выезда.
Письма начинают отправляться гостям только после активации рассылки.
Если настроено несколько рассылок «Feedback-письмо» и гость попал в обе:
Гость получит оба письма, если время отправки отличается более чем на сутки.
Гость получит одно письмо, если отправка настроена на один день.
Результаты опроса
Средняя оценка на основе первого вопроса отображается в списке рассылок. Подробные ответы можно увидеть:
В карточке гостя в разделе «Гости» в блоке «Оценки гостя» или на вкладке «Рассылки». Если гость прошел опрос несколько раз по разным бронированиям, отобразится средняя оценка.
В выгружаемом Excel-отчете в разделе «Рассылки» → кнопка «Действие» → «Отчет по опросу». Подробнее о том, как скачать отчет по опросу, читайте в статье «Как работать со статистикой рассылок в Exely Guest Relations».
