Ежедневный реестр неоплаченных бронирований — это отчет, который помогает отслеживать брони с просроченной оплатой и брони, срок оплаты которых скоро истечет.
Реестр включает активные бронирования, в которых гости выбрали следующие способы оплаты:
В реестре отображаются бронирования, по которым гость еще не внес необходимую сумму оплаты, а дата заезда не наступила.
Примечание. Время в реестре фиксируется по часовому поясу средства размещения.
Настройте ежедневную отправку реестра, чтобы своевременно отслеживать неоплаченные бронирования и при необходимости связываться с гостями для уточнения оплаты.
Обратите внимание. Настройка ежедневного реестра неоплаченных бронирований доступна, если у вас подключен хотя бы один из перечисленных способов оплаты. Отправка реестра по умолчанию отключена.
Как настроить ежедневный реестр неоплаченных бронирований
1. В экстранете Exely перейдите в раздел «Настройки гостиницы» → «Общие настройки».
2. Укажите адрес электронной почты в поле «Email для уведомлений о бронировании». На этот адрес будет ежедневно отправляться реестр неоплаченных бронирований.
3. Нажмите «Настроить отправку реестров на email».
4. В пункте «Ежедневный реестр неоплаченных бронирований» поставьте галочку «Отправлять на email».
5. В поле «Время отправки реестра» укажите удобное время получения отчета. Время отправки определяется по часовому поясу города, в котором находится ваше средство размещения. Реестр будет автоматически формироваться и отправляться каждый день в указанное время.
6. Если хотите получать отчет даже при отсутствии неоплаченных бронирований, поставьте галочку «Уведомлять» в пункте «При отсутствии броней в отчете».
Если галочка установлена, реестр будет приходить ежедневно, даже если в нем нет бронирований. Если галочка снята, отчет будет отправляться только при наличии хотя бы одного бронирования.
7. Сохраните изменения.
Обратите внимание. Отправка реестра и автоматическая отмена неоплаченных бронирований настраиваются независимо друг от друга. Вы можете получать реестр, даже если автоматическая отмена бронирований отключена. Подробнее о настройке автоматической отмены бронирований читайте в статьях: «Способ оплаты «Отложенная электронная оплата»» и «Способ оплаты ”Онлайн-оплата двумя частями”».
Какие бронирования попадают в реестр
Ежедневный реестр неоплаченных бронирований состоит из двух блоков.
Бронирования, оплата которых скоро будет просрочена
В этом блоке отображаются активные бронирования, срок оплаты которых истекает:
сегодня, после установленного времени отправки реестра;
завтра, до конца дня.
В отчет попадают только бронирования, по которым необходимая оплата и дата заезда еще не поступила.
Для каждого бронирования отображаются:
номер бронирования;
ФИО гостя;
категория номера;
период проживания;
внесенная предоплата;
ожидаемый платеж — сумма к оплате;
срок оплаты — дата и время, до которых гость должен внести оплату;
примечание.
Бронирования с просроченной оплатой
В этом блоке отображаются активные бронирования, срок оплаты которых уже наступил, но необходимая сумма от гостя не поступила.
Бронирование остается в этом блоке, пока не будет оплачено, или не наступит дата заезда, при условии, что бронирование остается активным.
Для каждого бронирования отображаются:
номер бронирования;
ФИО гостя;
категория номера;
период проживания;
внесенная предоплата;
ожидаемый платеж — сумма к оплате;
срок оплаты — дата и время, до которых гость должен внести оплату;
примечание.
В колонке «Автоматическая отмена» указывается:
«ДА» — если для бронирования включена автоматическая отмена при отсутствии оплаты. Дополнительно отображаются дата и время, до которых необходимо внести оплату.
«НЕТ» — если автоматическая отмена отключена.
Обратите внимание. Если для бронирования включена автоматическая отмена и оно уже отменено, такое бронирование не попадет в реестр, поскольку отчет включает только активные брони.
Как отображается информация об оплате
Все суммы в реестре указываются в валюте бронирования.
Внесенная предоплата — сумма уже зарегистрированных оплат по бронированию, включая оплаты, внесенные вручную.
Ожидаемый платеж — сумма, которую гость должен внести до установленного срока:
Для оплаты двумя частями — оставшаяся часть стоимости бронирования.
Для отложенной оплаты — сумма требуемой предоплаты.
Срок оплаты — дата и время, до которых необходимо внести оплату. Для оплаты двумя частями указывается срок внесения второй части платежа, для отложенной оплаты — срок внесения предоплаты.
Бронирования в реестре отсортированы по дате: сначала отображаются брони с наиболее ранним сроком оплаты.
Нажмите на номер бронирования в реестре, чтобы перейти к бронированию в отчете по броням в экстранете Exely.
Пример получения реестра
Например, гость оформил бронирование с оплатой двумя частями. Вторую часть необходимо оплатить до 15 ноября 2026 года.
Если гость не внес оплату:
13 ноября — бронирование еще не попадет в реестр.
14 ноября — бронирование появится в реестре в блоке «Бронирования со сроком отмены после 15 ноября».
15 ноября — бронирование появится в блоке «Бронирования с ПРОСРОЧЕННЫМ сроком отмены», если на момент отправки реестра срок оплаты уже наступил.
С 16 ноября — бронирование продолжит отображаться в блоке с просроченной оплатой, пока остается активным, необходимая оплата и дата заезда не наступили.
Если гость внесет необходимую оплату или наступит дата заезда, бронирование перестанет отображаться в реестре.
Если бронирование будет отменено, оно также не попадет в следующие реестры.
