Отложенная оплата по ссылке из Exely PMS позволяет получать предоплату от гостя до даты заезда. Так вы можете увеличить количество заездов и снизите количество отмен по бронированиям.

Отложенная оплата по ссылке возможна через собственный эквайринг. Чтобы уточнить возможность подключения этого способа оплаты через эквайринг вашей платежной системы или банка, направьте запрос вашему сопровождающему менеджеру Exely или в службу поддержки Exely.

Преимущество оплаты по ссылке

Деньги поступают прямо на расчетный счет средства размещения. Это избавляет вас от рисков, которые могут возникнуть при переводах с карты на карту физических лиц.

Какие бронирования можно оплатить

• Созданные в Exely PMS.

• Из модуля бронирования Exely Booking Engine на сайте.

Как подключить

Чтобы подключить возможность отложенной электронной оплаты по ссылке, направьте запрос вашему сопровождающему менеджеру Exely или в службу поддержки Exely.

Как отправить ссылку на оплату

Отправить ссылку на оплату можно как из веб-версии экстранета Exely, так и из мобильного приложения Exely Hotelier. Как работать с оплатой по ссылке в мобильном приложении Exely Hotelier рассказали в отдельной статье «Отложенная электронная оплата по ссылке для шахматки в мобильном приложении Exely Hotelier».

Обратите внимание. Оплатить по ссылке можно только до наступления даты заезда. Если дата заезда наступила, оплатить по ссылке будет невозможно. Если включена автоматическая отмена бронирования, при неоплате в установленный срок бронь отменится автоматически. Если автоматическая отмена выключена, бронирование останется активным.

Если гость бронирует номер по телефону

1. Создайте бронирование в шахматке Exely PMS.

2. Перейдите в карту бронирования → вкладка «Детали» → в блоке «Расчеты» выберите способ оплаты «Отложенная электронная оплата».

Примечание. Изменение способа гарантии недоступно для бронирований с предоплатой через собственный эквайринг.

3. После сохранения бронирования гостю автоматически уйдет письмо со ссылкой для оплаты на email.

Если гость забронировал номер на сайте

1. Свяжитесь с гостем и договоритесь о предоплате.

2. Найдите бронирование в шахматке Exely PMS и откройте карту бронирования.

3. В блоке «Расчеты» выберите или измените способ оплаты на «Отложенная электронная оплата».

4. После сохранения бронирования гостю автоматически уйдет письмо со ссылкой для оплаты на email.

Как повторно отправить ссылку на оплату

1. В блоке «Расчеты» кликните на иконку-конверт рядом с полем «Email для отправки».

2. Подтвердите отправку.

3. Чтобы отправить ссылку гостю другим способом, скопируйте ее в буфер обмена. Полученную ссылку вы можете отправить на мессенджер и т. д.

Как гость оплачивает бронирование

1. Гость получает ссылку на оплату и переходит к деталям своего бронирования. На странице будет представлена вся информация по бронированию: сумма к оплате, категория номера, тариф, дата заезда и выезда, ФИО гостей.

2. При нажатии кнопки «Оплатить бронь» откроется окно платежной системы, где гость вносит предоплату.

3. После оплаты гость получит чек на почту. На счет средства размещения деньги поступят в течение 7 рабочих дней.

Как настроить срок оплаты и автоматическую отмену неоплаченного бронирования

В настройках способа оплаты «Отложенная электронная оплата» можно указать срок внесения предоплаты и выбрать, нужно ли автоматически отменять бронирование, если гость не оплатил его вовремя.

Если автоматическая отмена выключена, бронирование остается активным даже после истечения срока оплаты. При необходимости гость или средство размещения сможет отменить его вручную.

1. Перейдите в раздел «Настройки гостиницы» → «Способы оплаты».

2. Найдите способ оплаты «Отложенная электронная оплата» и нажмите на его название или кнопку «Редактировать».

3. В блоке «Общие настройки»:

• В поле «Отсчет срока на оплату» выберите один из вариантов: «До заезда» или «После бронирования».

• В поле «Крайний срок оплаты гостем» укажите срок, в течение которого гость должен внести предоплату.

Например, если выбрать «До заезда» и указать 3 дня, гостю необходимо внести предоплату не позднее чем за 3 дня до даты и времени заезда.

4. Настройте автоматическую отмену бронирований.

В строке «Автоотмена бронирования» поставьте галочку «Отменять бронирование при неоплате в срок», если хотите, чтобы неоплаченные бронирования отменялись автоматически.

• Если настройка включена, бронирование автоматически отменится, когда гость не внесет оплату в установленный срок.

• Если настройка выключена, бронирование останется активным даже при отсутствии оплаты. При необходимости гость или средство размещения сможет отменить его вручную.

При добавлении нового способа оплаты по умолчанию автоматическая отмена бронирований выключена.

Обратите внимание. Изменение настройки автоматической отмены действует только для новых бронирований. Для ранее созданных бронирований сохраняется порядок отмены, действовавший на момент их создания.

Например, если автоматическая отмена была включена, а затем вы ее выключили, ранее созданные неоплаченные бронирования по-прежнему будут автоматически отменяться в установленный срок. Новые бронирования уже не будут отменяться автоматически.

Если автоматическая отмена включена и бронирование создано в период, когда уже действует условие автоматической отмены неоплаченной брони, срок действия ссылки на оплату составляет 1 час.

Например, если неоплаченная бронь должна автоматически отменяться за 14 дней до даты и времени заезда, а бронирование создано за 4 дня до заезда, оно автоматически отменится через 1 час при отсутствии оплаты.

5. При необходимости настройте отправку гостю напоминаний об оплате бронирования.

В строке «Отправка гостю напоминания об оплате брони» укажите, за сколько часов или дней до крайнего срока оплаты отправлять напоминание. Чтобы настроить несколько напоминаний, нажмите «Добавить напоминание».

6. Нажмите «Сохранить». Настройки срока оплаты и автоматической отмены бронирований сохранены.

Как отслеживать неоплаченные бронирования

Чтобы отслеживать бронирования с просроченной оплатой и бронирования, срок оплаты которых скоро истечет, настройте отправку ежедневного реестра неоплаченных бронирований на электронную почту.

В реестр попадают активные бронирования, по которым гость еще не внес необходимую сумму оплаты, и дата заезда не наступила. Отправка реестра не зависит от настройки автоматической отмены бронирований. Подробнее о настройке и содержимом отчета читайте в статье «Ежедневный реестр неоплаченных бронирований».