Шаг 1. Настройте условия рассылки
Шаг 2. Укажите отправителя и тему
Шаг 3. Настройте содержание опроса
Шаг 5. Настройте получение отчетов с оценками гостей
Шаг 6. Сохраните и активируйте рассылку
Настройте языковые версии рассылки
Рассылка «Оценка процесса заселения» содержит короткую форму обратной связи для повышения уровня сервиса службы приема гостей.
Процесс регистрации — это первый контакт гостя со средством размещения. Низкая оценка этого процесса может негативно сказаться на общем впечатлении гостя о проживании.
В экстранете Exely в разделе «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» нажмите кнопку «Создать email-рассылку», выберите «Оценка процесса заселения». Откроется вкладка «Условия рассылки». Подробнее о том, как создать рассылку, читайте в статье «Как создать рассылку в Exely Guest Relations».
Далее выполните следующие шаги:
Шаг 1. Настройте условия рассылки
1. На вкладке «Условия рассылки» укажите название рассылки для сотрудников. Его видят только пользователи экстранета Exely. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.
Тип рассылки добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.
2. Установите параметры отправки: время и регион получателей. Учитываются регионы, которые указаны в профилях гостей в Exely PMS или АСУ.
3. Выберите параметры бронирования, в зависимости от которых будут отправляться письма:
Тип бронирования — первое или повторное. Учитываются только успешные, то есть неотмененные бронирования.
Источник бронирования — откуда пришло бронирование: модуль бронирования Exely, каналы продаж, Exely PMS или АСУ.
Длительность проживания — сколько ночей указаны в бронировании: одна ночь или две и более ночи.
Наличие детей в бронировании — есть дети или нет детей в бронировании.
Способ оплаты — способы оплаты, доступные гостям при бронировании.
Категория номера — категории номеров, доступные гостям при бронировании.
4. Укажите параметры гостя: наличие личного кабинета и карты лояльности. Настройки доступны средствам размещения только при активной программе лояльности и личном кабинете гостя.
Шаг 2. Укажите отправителя и тему
1. На вкладке «Отправитель и тема» укажите отправителя, например, название средства размещения или службы. Используйте автоподстановки.
2. Заполните тему письма. Используйте автоподстановки.
3. Добавьте скрытую копию для сотрудников, если необходимо.
4. Проверьте или измените электронную почту для ответа гостей.
Шаг 3. Настройте содержание опроса
На вкладке «Содержание опроса»:
1. В блоке «Раздел 1: Заселение» в поле «Текст основного вопроса» укажите вопрос, на который гость сможет ответить по 10-балльной шкале. По умолчанию текст основного вопроса — «Как прошло заселение?».
2. Поле «Тип ответа» в основном вопросе не редактируется — это всегда 10-балльная шкала. Статистику по опросу можно увидеть в списке всех рассылок в разделе «Рассылки» → в столбце «Средняя оценка».
3. В поле «Перейти после ответа» выберите дальнейшие действия гостя:
К следующему разделу — гость перейдет сразу к завершению опроса.
К дополнительным шагам — гость перейдет к дополнительному вопросу.
4. Настройте дополнительный вопрос, если в основном вопросе выбран вариант перейти после ответа «К дополнительным шагам». В поле «Если оценка гостя» выберите диапазон баллов, при котором гостю будет предложено ответить на вопрос:
от 1 до 6 баллов,
от 7 до 8 баллов,
от 9 до 10 баллов.
Можно создать несколько вариантов дополнительных вопросов в зависимости от оценки гостя. Например, при высоких оценках поинтересоваться, что понравилось больше всего, а при низких — что, на взгляд гостя, можно улучшить в процессе заселения.
5. При необходимости скорректируйте текст дополнительного вопроса.
6. В поле «Тип ответа» выберите, как гость должен ответить на вопрос:
Развернутый ответ предоставляет возможность выразить мнение в свободной форме.
Несколько вариантов ответа предоставляют возможность выбрать несколько заранее подготовленных ответов на вопрос. Чтобы добавить больше вариантов, нажмите «+ Вариант ответа». Вариант ответа «Другое» добавит поле, где гость сможет выразить мнение в свободной форме.
Один вариант ответа предоставляет возможность выбрать один заранее подготовленный ответ на вопрос. Чтобы добавить больше вариантов нажмите «+ Вариант ответа». Вариант ответа «Другое» добавит поле, где гость сможет выразить мнение в свободной форме.
Ответ «Да» или «Нет» предоставляет гостю возможность выбрать «Да» или «Нет» в качестве ответа.
7. В поле «Перейти после ответа» выберите дальнейшее действие гостя:
К следующему разделу — окончание опроса;
К дополнительному вопросу — создайте второй вопрос, на который перейдет гость.
Всего для выбранных диапазонов оценки можно создать два дополнительных вопроса.
8. Добавьте дополнительные вопросы для других диапазонов оценок гостя.
Обратите внимание. Чтобы настроить новое условие, в первом дополнительном вопросе (1) должны быть выбраны один или два диапазона оценок, так как добавлять условия (2) можно только для разных оценок.
9. Настройте итоговый раздел. Гость увидит его по окончании прохождения опроса. Текст по умолчанию можно изменить на другой.
10. Проверьте готовый опрос в режиме предварительного просмотра. Данные опроса никуда не сохраняются и не отправляются.
Шаг 4. Оформите письмо
На вкладке «Вид письма» выполните настройки следующих блоков:
Стили
1. Выберите цвет фона. Для точного попадания в цвет вашего бренда используйте HEX-коды (шестнадцатеричный код цвета).
2. Выберите шрифт.
Содержание
1. Заполните основные поля:
заголовок,
основной текст,
дополнительный текст.
При необходимости, используйте автоподстановки, чтобы данные из бронирования автоматически выгружались в письмо.
2. Настройте кнопку перехода к опросу — укажите текст кнопки и выберите ее цвет в «Стилях кнопки».
Обратите внимание:
Логотип и реквизиты подставляются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» и не редактируются.
Поля «Контактные данные» и «Кнопка» не отключаются.
Некоторые поля можно отключить с помощью переключателя.
Тестовое письмо
1. Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».
2. Укажите электронную почту и нажмите кнопку «Получить».
HTML-режим
Если стандартных настроек письма недостаточно, можно воспользоваться HTML-режимом (HTML — язык гипертекстовой разметки, далее — HTML). В этом режиме шаблон отображается в виде кода, который можно редактировать для создания уникального стиля письма.
Подробнее о работе в HTML-режиме смотрите в статьях
Обратите внимание. Внесение изменений в HTML-режиме — необратимое действие. Если вы измените код и сохраните его, вернуться к блочному конструктору в этой рассылке будет невозможно.
Шаг 5. Настройте получение отчетов с оценками гостей
На вкладке «Сбор оценок» настройте автоматическую отчетность:
1. Включите отправку отчета — установите галочку «Дополнительно отправлять отчет на email».
2. Укажите получателей — введите email-адреса сотрудников.
3. Выберите периодичность отправки рассылки:
сразу после ответа гостя, отдельным письмом;
одним письмом с ответами всех гостей: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Можно настроить несколько правил одновременно.
Отчеты отправляются в первый час на следующий день после завершения отчетного периода по местному времени средства размещения:
день — в 00:00-01:00 дня, следующего за отчетным.
неделя — в 00:00-01:00 в понедельник недели, следующей за отчетной.
месяц — в 00:00-01:00 первого числа месяца, следующего за отчетным.
Отчет с ответами за все время можно скачать в списке рассылок в любое время. Для этого перейдите в раздел «Рассылки» и нажмите кнопку «Действие» → «Отчет по опросу».
Шаг 6. Сохраните и активируйте рассылку
Сохраните внесенные изменения и активируйте рассылку.
Настройте языковые версии рассылки
Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в Exely Guest Relations».
Как отправляются письма
Письма в Exely Guest Relations отправляются гостю на указанную в профиле электронную почту в заданное в настройках время. Письма начинают отправляться согласно настройкам с момента активации рассылки.
Отсчет ведется от фактического времени заселения гостя, если вы работаете с Exely PMS. В остальных случаях используются планируемые дата и время заезда, которые указаны в бронировании.
Результаты опроса
Средняя оценка на основе первого вопроса отображается в списке рассылок. Подробные ответы можно увидеть:
В карточке гостя в разделе «Гости» в блоке «Оценки гостя» или на вкладке «Рассылки». Если гость прошел опрос несколько раз по разным бронированиям, отобразится средняя оценка.
В выгружаемом Excel-отчете в разделе «Рассылки» → кнопка «Действие» → «Отчет по опросу». Подробнее о том, как скачать отчет по опросу, читайте в статье «Как работать со статистикой рассылок в Exely Guest Relations».
