Exely Property Management System — это автоматизированная система управления средством размещения, работающая на серверах Exely. Для ее использования не нужно дорогостоящее оборудование или специальное программное обеспечение: достаточно любого современного устройства — компьютера, ноутбука или планшета, и выхода в интернет.
Работайте с календарем бронирований
Шахматка — это календарь бронирований отеля, который выглядит как таблица. Столбцы — календарные дни, строки — номера, сгруппированные по категориям. В строке с номером можно также узнать этаж, где расположен номер, и статус уборки номера.
Чтобы попасть в шахматку Exely Property Management System, перейдите в раздел «Управление отелем» → «Шахматка броней».
В ячейках на пересечении даты и категории номера выводится количество свободных номеров. Если ячейка пустая, значит, номер свободен в эту дату, и можно создавать новое бронирование. Например, как видно на картинке в примере: номер 202 свободен на ноябрь, а номер 204 занят с 17 по 19 ноября.
Бронирование может занимать как всю ячейку, так и ее часть. Если ячейка занята не полностью, значит гость заезжает или выезжает в этот день. В примере на скриншоте гость заселится в номер 204 в 14:00 17 ноября, а выехать планирует в 12:00 19 ноября.
Чтобы было удобнее работать с бронированиями и ориентироваться в календаре шахматки, бронирования окрашиваются в разные цвета. Подробнее читайте в статье «Что означают цвета бронирований в шахматке Exely PMS».
Шахматка разделена на две части вертикальной линией. Линия расположена в столбце, который соответствует текущей дате. На скриншоте это 16 ноября.
Чтобы перейти к конкретной дате, используйте календарь в левой верхней части шахматки.
Чтобы перейти к текущему дню, нажмите на кнопку с изображением часов:
Exely Property Management System умеет продавать номера не только посуточно, но и на несколько часов. С почасовыми бронированиями вы можете работать в течение дня без создания дополнительных тарифов. Создается такая бронь так же легко, как обычная.
Кликните на кнопку «День», чтобы перейти в режим почасовых броней. Выделите мышкой нужные часы в календаре шахматки и создайте почасовое бронирование.
Будьте в курсе, какие категории номеров свободны для бронирований
По умолчанию номера в шахматке сгруппированы по категориям. В строке с названием категории отображается количество свободных номеров этой категории.
Когда вы нажимаете на название категории, список номеров сворачивается или разворачивается. Если свернуть все категории, то шахматка будет выглядеть как таблица доступности номеров всех категорий отеля.
Доступность категорий также смотрите на странице «Управление номерами» → «Доступность номеров», вкладка «Календарь».
Подробнее читайте в статье «Как управлять доступностью номеров при работе с шахматкой Exely PMS».
Следите за статистикой по бронированиям на текущий день
В разделе «Шахматка броней» вверху страницы есть блок с информацией о состоянии номеров на текущий день. Если блок не отображается, кликните по слову «Статистика» справа.
Что показывает статистика
Загрузка на сегодня — информация в процентах о количестве проданных номеров и процент загрузки отеля на текущий момент. Общее количество номеров не включает номера со статусом «Ремонт» и номера, где в настройках выбрано «Не учитывать в статистике».
Номер считается проданным в следующих случаях:
Заезд в номер зафиксирован — номер продан до конца суток выезда или до момента фиксации выезда.
Заезд в номер не зафиксирован — номер продан до момента запланированного выезда.
Если на один номер приходится два бронирования, то номер считается проданным один раз.
Гости сегодня — количество заездов, выездов, проживаний, незаездов и свободных номеров. При клике на ссылки в блоке открываются списки гостей.
Горящая бронь — это бронирование, которое сделано в текущий день с заездом «на сегодня». Информация о таких бронированиях нужна сразу, как только она появляется, чтобы успеть прибрать номер, подготовить постельное белье и питание.
Заметки и указания — информация о запланированных, просроченных и не запланированных заметках. Просроченными считаются заметки, если дата их исполнения прошла.
Состояние номеров — информация о количестве номеров, которые требуют уборки, проверки или находятся на ремонте.
Быстро находите нужное бронирование с помощью фильтров
В верхней части страницы есть специальные кнопки — фильтры, по которым можно найти нужное бронирование: по статусу, способу оплаты, источнику бронирования или специальным тегам. Работает это так: бронирования, которые не соответствуют выбранным условиям, станут прозрачными в шахматке.
Чтобы отменить выбранные фильтры, нажмите «Сбросить фильтры».
Экономьте время на редактировании бронирования
Некоторые операции с бронированием можно сделать прямо в шахматке, не заходя в карту бронирования:
оплата,
выпуск ключа,
добавление заметки.
Кликните левой кнопкой мыши на бронирование и выберите действие в открывшемся окне:
Следите за чистотой номеров
Расширение "Обслуживание номеров" поможет следить за чистотой номеров. Расширение работает в базовой и полной версии.
В отличие от базовой версии, в расширенной больше возможностей: можно организовать регулярную уборку и назначить внеплановую, составить план обслуживания, следить за состоянием номеров и многое другое.
Настраивайте разные права доступа к Exely PMS
Для каждого сотрудника, который работает с Exely PMS, создайте свой логин. Так вы легко сможете отследить историю изменений и настроить уровни доступа.
В шахматке Exely PMS есть четыре уровня доступа: «Менеджмент», «Служба приема и размещения», «Супервайзер службы горничных» и «Горничные». У каждой из них разный уровень доступа и набор действий, которые может выполнять сотрудник. Подробнее читайте в статье «Уровни доступа пользователей в шахматке Exely PMS».
